كيف تبني برنامج تهيئة الموظفين الجدد؟ خطة للسنة الأولى وقائمة مهام لأول 90 يومًا

كل موظف جديد يسأل نفسه السؤال نفسه في أول أسبوعين، وغالبًا دون أن يقوله بصوت عالٍ: هل اتخذت القرار الصحيح؟ وخلف هذا السؤال ثلاثة أسئلة: هل كان الوعد حقيقيًا؟ هل لي مكان هنا؟ وهل أستطيع أن أتقدم؟ حقيبة الترحيب لا تجيب عن أي منها. ما يجيب عنها هو جهاز يعمل من اليوم الأول، ومدير كان ينتظره، وزميل يريه أين يجد ما يحتاجه. برنامج تهيئة الموظفين الجدد (Onboarding) هو أول اختبار لكل ما وعدت به أثناء التوظيف.

الإجابة المختصرة: برنامج التهيئة الجيد يستمر طوال السنة الأولى، وليس في اليوم الأول فقط، ويمر بأربع مراحل. الانضمام (من عرض العمل حتى نهاية الأسبوع الثاني) يجيب عن سؤال «هل اتخذت القرار الصحيح؟». الاندماج (حتى نهاية الشهر الثالث) يجيب عن «هل أستطيع أداء هذا العمل هنا، وهل لي مكان بينهم؟». الأداء (حتى الشهر التاسع) يجيب عن «هل يصنع عملي فرقًا؟». التطور (حتى الشهر الثاني عشر) يجيب عن «هل لي مستقبل هنا؟». كل مرحلة تغطي الأساسيات الأربعة: الامتثال، والتوضيح، والثقافة، والعلاقات. ويُقاس البرنامج بما يفعله الموظفون الجدد، وبما إذا كانوا يبقون أم لا.

لماذا تهم تهيئة الموظفين الجدد إلى هذا الحد؟

لأن الأشهر الأولى هي التي تقرر هل يصبح التعيين نجاحًا أم وظيفة شاغرة من جديد، وليس خطاب العرض. في 2018، ذكرت Gallup أن 12% فقط من الموظفين في الولايات المتحدة يوافقون بشدة على أن مؤسستهم تقوم بعمل ممتاز في تهيئة الموظفين الجدد. وفي تقرير Work Institute للاحتفاظ بالموظفين لعام 2025، وهو تحليل تجاري لمقابلات الخروج في الولايات المتحدة خلال 2024، حدث ما يصل إلى 40% من كل حالات دوران الموظفين خلال السنة الأولى من التوظيف.

وتكلفة السنة الأولى الضعيفة هي عملية توظيف تدفع ثمنها مرتين.

ما مراحل برنامج تهيئة الموظفين الجدد؟

أربع مراحل على مدار السنة الأولى، كل منها مبنية حول السؤال الذي يطرحه الموظف الجديد، وليس حول المحتوى الذي تريد الموارد البشرية تقديمه.

ماذا يجب أن يشمل برنامج التهيئة؟

أربعة عناصر حددتها Talya Bauer لـ SHRM Foundation باسم Four Cs: الامتثال (القواعد القانونية والسياسات الأساسية)، والتوضيح (التأكد من أن الموظف الجديد يفهم وظيفته وما هو متوقع منه)، والثقافة (فهم أعراف المؤسسة)، والعلاقات (شبكات العلاقات والمعلومات التي يحتاج الموظف الجديد إلى بنائها). أغلب البرامج تغطي الامتثال جيدًا والعلاقات بشكل ضعيف، وهذا عكس المطلوب، لأن العلاقات هي ما يتذكره الناس.

كيف تبدو قائمة مهام التهيئة لأول 90 يومًا؟

القائمة التالية تغطي مرحلتي الانضمام والاندماج من خطة تهيئة الموظف الجديد. عدّلها حسب الوظيفة.

قبل اليوم الأول

• أرسل رسالة ترحيب من المدير فيها خطة اليوم الأول، والموعد، والمكان، واسم الشخص الذي يسأل عنه.
• جهّز الأجهزة، وصلاحيات الدخول على الأنظمة، وبطاقة الموظف، ومكان العمل، ثم اختبرها.
• عيّن زميلًا مرافقًا من الفريق نفسه، ومن الوردية نفسها إذا كان العمل بنظام الورديات.
• أنهِ العقود والمستندات عن بُعد كلما أمكن.

اليوم الأول

• يستقبل أحدهم الموظف الجديد عند الباب، ويناديه باسمه.
• يقضي المدير معه وقتًا حقيقيًا، وليس خمس دقائق بين اجتماعين.
• غداء مع الفريق أو مع الزميل المرافق.
• يخرج بثلاثة أشياء: كيف سيكون هذا الأسبوع، ومن يسأل، ومهمة واحدة يستطيع أن يبدأ بها.

الأسبوع الأول

• يتعرف على الأشخاص الخمسة الذين سيعمل معهم أكثر من غيرهم.
• يتفق مع المدير كتابةً على التوقعات في أول 90 يومًا.
• يُكمل التدريب الإلزامي موزعًا على الأسبوع، وليس مضغوطًا في اليوم الأول.
• متابعة قصيرة في نهاية الأسبوع: ما الذي ما زال غير واضح؟

من الأسبوع الثاني إلى الرابع

• أول مهمة صغيرة من العمل الحقيقي، تكتمل ويجد صاحبها التقدير.
• لقاء فردي أسبوعي مع المدير لمدة 20 دقيقة.
• التأكد من أن الراتب الأول سيُصرف بشكل صحيح وفي موعده.

الشهران الثاني والثالث

• حوار بعد 30 يومًا وآخر بعد 90 يومًا: ماذا وعدنا، وماذا وجدت، وما الذي سيساعدك.
• ملاحظات على الأداء مقارنةً بتوقعات أول 90 يومًا.
• استبيان نبضي قصير من ثلاثة أسئلة في اليوم 30 واليوم 90.
• قرار بمجال التطوير الذي سيركز عليه الموظف في مرحلة الأداء.

كيف تهيئ موظفي الصفوف الأمامية وموظفي الورديات؟

حول الوردية، وعن طريق المشرف، وباللغة التي يقرؤونها. البرامج المصممة للمكاتب، مثل صباح كامل من العروض التقديمية أو بوابة إلكترونية يجب الدخول إليها، نادرًا ما تصل إلى من يبدأ عمله على خط إنتاج، أو في جناح بمستشفى، أو في صالة متجر.

• اجعل المشرف هو المسؤول، وأعطه قائمة مهام بسيطة ووقتًا لاستخدامها.
• ضع الزميل المرافق في الوردية نفسها، حتى تكون المساعدة موجودة وقت الحاجة.
• ابدأ بالسلامة وأساسيات الوظيفة، ثم الثقافة والعلاقات في جلسات قصيرة على مدار الأسابيع الأولى.
• استخدم مواد ورسائل صوتية بالعربية أولًا، وأرسل رسائل قصيرة إلى الهاتف، وليس إلى بريد إلكتروني قد لا يكون عند الشخص أصلًا.
• اجعل قسيمة الراتب الأولى صحيحة. لكثير من موظفي الصفوف الأمامية، هذه هي اللحظة التي تقرر هل يمكن الوثوق بصاحب العمل.

كيف تقيس نجاح تهيئة الموظفين الجدد؟

بعدد قليل من المقاييس، تُعرض حسب كل دفعة وحسب كل مدير، وليس بدرجة رضا عن يوم التعريف.

سؤال واحد قصير، يُطرح بعد كل لحظة مباشرة، هو طريقة قياس تجربة الموظف دون إرهاق الموظفين الجدد. أما لحظة الحقيقة الأولى، أي الفجوة بين ما وعدت به وما يجده الموظف الجديد في أسبوعه الأول، فهي موضوع مقالنا الأقصر، لحظة الحقيقة الأولى.

إذا كنت تبني برنامجًا أو تعيد بناءه، فاطلع على طريقتنا في تصميم برامج التهيئة، من أول رسالة قبل اليوم الأول حتى نهاية أول 90 يومًا.

أسئلة شائعة

كم يجب أن تستمر تهيئة الموظف الجديد؟

طوال السنة الأولى. الجزء المكثف هو أول 90 يومًا، لكن سؤال المستقبل هنا يأتي في وقت لاحق من السنة، لذلك يجب أن يظل البرنامج موجودًا.

ما المراحل الأربع لتهيئة الموظفين الجدد؟

في الخطة أعلاه: الانضمام (من عرض العمل حتى نهاية الأسبوع الثاني)، والاندماج (حتى نهاية الشهر الثالث)، والأداء (حتى الشهر التاسع)، والتطور (حتى الشهر الثاني عشر). أما عناصر Bauer الأربعة، أي الامتثال والتوضيح والثقافة والعلاقات، فتصف ما يجب أن تغطيه كل مرحلة.

ما الفرق بين التهيئة والبرنامج التعريفي؟

البرنامج التعريفي، أو التوجيه، هو حدث البداية: اليوم أو الأسبوع الأول من المعلومات. أما التهيئة فهي الرحلة الكاملة التي يصبح فيها الشخص فعالًا ومرتبطًا بمن حوله، وتستغرق شهورًا.

من المسؤول عن تهيئة الموظف الجديد؟

المدير، مع الموارد البشرية التي تصمم البرنامج، وزميل مرافق يقدم المساعدة اليومية. عندما تكون التهيئة مسؤولية الموارد البشرية وحدها، فإنها تنتهي بانتهاء البرنامج التعريفي.

ماذا يجب أن تتضمن قائمة مهام التهيئة؟

التجهيز قبل اليوم الأول، وخطة لليوم الأول، والتعارف والتدريب في الأسبوع الأول، واتفاق مكتوب على توقعات أول 90 يومًا، ومتابعات منتظمة، وراتب أول صحيح، وحوارات بعد 30 يومًا و90 يومًا.

المصادر

• Gallup (2018)، "Why the onboarding experience is key for retention". gallup.com
• Work Institute، 2025 Retention Report (مقابلات الخروج في الولايات المتحدة، بيانات 2024). workinstitute.com
• Bauer, T.N. (2010)، Onboarding New Employees: Maximizing Success، SHRM Foundation Effective Practice Guidelines. studentaffairs.uga.edu