فحص جاهزية تهيئة الموظفين الجدد: هل السنة الأولى مصممة أم متروكة للصدفة؟

ماذا يقيس هذا الفحص

تُقيَّم معظم برامج التهيئة بيومها الأول: هل كان الجهاز جاهزًا، وهل تمت جلسة الترحيب. هذه قائمة مهام. أما السؤال الذي يطرحه هذا الفحص فهو أوسع: على امتداد السنة الأولى كلها، كم مما يحتاجه الموظف الجديد مصمم للجميع، وكم منه متروك للمدير الذي يصادف أن يعمل معه؟

الفحص مبني على مصفوفة نجاح التهيئة من GoldinKollar. وهي النموذج الذي نستخدمه حين نصمم التهيئة مع المؤسسات، وهي قصيرة بما يكفي لتقييمها في دقائق.

في 2018، ذكرت Gallup أن 12% فقط من الموظفين في الولايات المتحدة يوافقون بشدة على أن مؤسستهم تقوم بعمل ممتاز في تهيئة الموظفين الجدد. هذا الرقم لا يتحدث عن مؤسستك، لكنه سبب للنظر إلى برنامجك بالصراحة نفسها.

النموذج: أربع جمل يجب أن يقولها الموظف الجديد

تنجح التهيئة حين يستطيع الموظف الجديد أن يقول أربع جمل ويقصدها:

• أعرف. أعرف ما الذي أفعله، وإلى أين أذهب، ومن أسأل.
• يعجبني. يعجبني المكان: المكان والناس مناسبون لي.
• أستطيع. أستطيع أن أقوم بعملي: الصلاحيات والأدوات والمهارات موجودة.
• سألتزم. أريد أن أبقى وأن أقدم أفضل ما عندي: أرى لنفسي مستقبلًا هنا.

ولكل واحدة طريقتها في الفشل. الموظف الذي يعرف كل شيء لكن المكان لا يعجبه يبقى مهذبًا ويبحث عن عمل آخر. والذي يحب فريقه لكنه لا يحصل على صلاحيات الأنظمة يبقى مشغولًا دون إنتاج. أما «سألتزم» فهي الأكثر نسيانًا في البرامج، لأنها ليست مهمة يمكن وضع علامة أمامها.

ثلاث نتائج: يتحدث، ينطلق، يبقى

توجد التهيئة من أجل ثلاث نتائج، والمصفوفة تغذي كل واحدة منها:

• يتحدث بإيجابية. يتحدث الموظفون الجدد عنكم بشكل جيد، مع أصدقائهم وعلى الإنترنت. وتأتي من «يعجبني» و«سألتزم»: تجربة لا تُنسى وسبب للإيمان بالمكان.
• ينطلق بسرعة. يصل الموظفون الجدد إلى إنتاجيتهم الكاملة أسرع. وتأتي من «أعرف» و«أستطيع»: معلومات واضحة وبسيطة، ووسائل للعمل بها.
• يبقى طويلًا. يبقى الموظفون الجدد معكم بعد السنة الأولى. وتأتي من «سألتزم» في المراحل المتأخرة، حين يُتخذ قرار البقاء فعلًا.

ويعرض الفحص هذا الربط في نتيجتك، لترى بالضبط أي إجابات تحرك كل نتيجة.

أربع مراحل في السنة الأولى

التهيئة ليست مناسبة واحدة. رحلة التجربة عند GoldinKollar تمتد من أول رسالة إلى أول ذكرى سنوية: التهيئة في أول أسبوعين، ثم الاندماج في أول ثلاثة أشهر، ثم الأداء والتطور خلال السنة الأولى. وقبل ذلك كله تأتي مرحلة ما قبل الانضمام، أي الأسابيع بين توقيع العرض واليوم الأول. ويستخدم الفحص أربع مراحل، ولكل مرحلة السؤال الذي يسأله الموظف الجديد في تلك اللحظة:

• قبل اليوم الأول: ماذا سيحدث في يومي الأول؟
• أول أسبوعين: هل أستطيع القيام بهذا العمل؟
• أول ثلاثة أشهر: هل أنتمي إلى هذا المكان؟
• أول سنة: هل لي مستقبل هنا؟

كيف تقيّم كل خانة

لكل مرحلة، ولكل واحدة من أعرف ويعجبني وأستطيع وسألتزم، اختر إلى أي حد يجعلها برنامجك حقيقة:

• 0: لا شيء مخطط. تحدث بالصدفة، أو لا تحدث أبدًا.
• 1: متروكة للمدير. تعتمد على المدير الذي يعمل معه الموظف الجديد.
• 2: مخططة لبعضهم. تحصل عليها بعض الفرق أو المواقع أو الوظائف.
• 3: مخططة للجميع. يحصل عليها كل موظف جديد، بشكل مقصود.
• 4: مخططة للجميع ونتحقق منها. استبيان قصير أو جلسة متابعة أو مقياس يخبرك أنها حدثت فعلًا.

الدرجة الأعلى تحتاج إلى دليل. إذا لم تستطع الإشارة إلى الاستبيان أو جلسة المتابعة أو الرقم، فالخانة درجتها 3. وهذه القاعدة تجعل كل نتيجة قابلة للنقاش: من يختلف مع الدرجة 4 يستطيع أن يطلب رؤية الدليل.

كيف تُحسب نتيجتك

تُجمع إجاباتك الست عشرة في رقم من 64، ويظهر كمؤشر جاهزية من 100. وتُحسب درجة كل مرحلة وكل نتيجة بالطريقة نفسها، من خاناتها الأربع من 16. ويأتي مستواك من المؤشر:

هذه حدود تصميم، وليست مقارنة مرجعية. هي تصف إجاباتك، ولا تصف درجات المؤسسات الأخرى. وهناك قاعدة واحدة أقوى من الحساب: إذا كانت درجة «سألتزم» صفرًا في أي مرحلة، يظهر «يبقى طويلًا» في خطر مهما كانت باقي الإجابات، لأن المرحلة التي لا يُخطط فيها شيء ليجعل الناس يريدون البقاء هي المرحلة التي يقررون فيها الرحيل.

وتحدد نتيجتك أضعف خانتين، وتشرح كيف يبدو الوضع الجيد في كل منهما، وتحولهما إلى خطة لمدة 90 يومًا. وإذا لم تكن أي خانة أقل من 3، تقول النتيجة ذلك بوضوح: التصميم ليس المشكلة، والخطوة التالية هي التأكد من أن الموظفين الجدد يعيشونه كما صُمم.

ما الذي تخبرك به النتيجة وما الذي لا تخبرك به

هذا تقييم ذاتي مبني على الإجابات التي تقدمها. يصف ما يخطط له برنامجك وما يتحقق منه، كما تراه أنت. ولا يقيس ما عاشه الموظفون الجدد فعلًا، فهذا يحتاج إلى إجاباتهم هم، قبل أن يبدؤوا ثم بعد بضعة أشهر. والخطة في نتيجتك تبدأ من هنا بالضبط.

لتفاصيل المراحل، اقرأ دليل برنامج تهيئة الموظفين الجدد، ولماذا يختبر الأسبوع الأول كل وعد في لحظة الحقيقة الأولى في التهيئة. وللصورة الأوسع، اطلع على عملنا في تجربة الموظف وكيف نصمم ما قبل الانضمام والتهيئة.

الأسئلة الشائعة

ما هي مصفوفة نجاح التهيئة؟

هي نموذج GoldinKollar لبداية ناجحة: يستطيع الموظف الجديد أن يقول أعرف، ويعجبني، وأستطيع، وسألتزم. ويقيّم الفحص كل واحدة منها في أربع مراحل من السنة الأولى، فيكون الناتج شبكة من 4 × 4، أي ست عشرة خانة.

لماذا تحتاج الدرجة 4 إلى دليل؟

لأن الدرجة التي لا يمكن التحقق منها لا يمكن النقاش فيها. الدرجة 3 تعني أن البرنامج مخطط للجميع. والدرجة 4 تعني أنك تعرف أيضًا أنه حدث: استبيان قصير أو جلسة متابعة أو مقياس. وبدون هذا الدليل، اختر 3.

كيف تُحسب نتائج يتحدث بإيجابية وينطلق بسرعة ويبقى طويلًا؟

«يتحدث بإيجابية» تأتي من إجاباتك في «يعجبني» و«سألتزم» في المراحل الأربع. و«ينطلق بسرعة» تأتي من «أعرف» و«أستطيع» في المراحل الأربع. و«يبقى طويلًا» تأتي من «سألتزم» في أول ثلاثة أشهر وأول سنة. وتظهر كل واحدة من 100 مع حدود التصميم: في خطر أقل من 40، ومصممة جزئيًا من 40 إلى 64، ومصممة من 65.

هل يُقارن مؤشري بمؤسسات أخرى؟

لا. لا توجد مقارنة مرجعية في هذا الفحص. حدود المستويات هي حدود تصميم: تخبرك كم من سنتك الأولى مصمم ويُتحقق منه، ولا تخبرك بترتيبك بين الآخرين.

ماذا يحدث لإجاباتي؟

لترى نتيجتك، تترك اسمك وبريد العمل. نحفظهما مع إجاباتك لنرسل لك التقرير ونتابع معك بشأنه. أما صورتك، إذا أضفتها إلى الشهادة، فنستخدمها فقط لصنع ملفك ولا نحفظها أبدًا.