لماذا تُتجاهل رسائلك؟ فحص مجاني للعوائق الأربعة

الرسالة التي لا يتحرك أحد بسببها لم تُتجاهل لسبب واحد، بل لسبب من أربعة. يطلب منك هذا الفحص المجاني أن تقيّم 16 عبارة قد يقولها جمهورك عن رسالة ما، ثم يوضح لك أي عائق يقف في الطريق، حتى يعالج الإرسال القادم المشكلة الصحيحة.

الحل الأول الذي يخطر على البال، ولماذا لا ينجح

عندما لا تصل الرسالة، أول حل يخطر على البال هو إرسالها مرة أخرى بصوت أعلى: بريد ثانٍ، أو إعلان أكبر، أو تذكير من الإدارة العليا. أحيانًا ينجح هذا. لكنه في الغالب لا ينجح، لأن رفع الصوت يعالج عائقًا واحدًا فقط من الأربعة، وكثيرًا ما لا يكون هو العائق الحقيقي. إذا كرّرت الرسالة لأشخاص لم يستطيعوا التنفيذ، فأنت لا تساعدهم على التنفيذ، بل تذكّرهم مرة أخرى بأنهم لم ينفذوا.

الإرسال ليس وصولًا. والقراءة ليست تنفيذًا.

العوائق الأربعة

نموذج العوائق الأربعة من GoldinKollar يجمع كل الأسباب التي يذكرها الناس لعدم التنفيذ في أربع عبارات قصيرة. ولكل عائق حل مختلف.

الترتيب مهم. الرسالة التي لم يسمع بها أحد لا يمكن أن تعجب أحدًا، والرسالة التي لا يستطيع أحد تنفيذها لا يصلحها أن تكون أكثر إقناعًا. وعندما يتساوى عائقان، يقرأهما الفحص بهذا الترتيب.

كيف يعمل الفحص

• صِف الرسالة. ما هي (اختياري، في كلمات قليلة)، ولمن هي: موظفو المكاتب، أو موظفو المواقع والورديات، أو الاثنان معًا، ثم القناة الأساسية، وما الذي تريد أن يفعله الناس: يقرؤون، أو يحضرون، أو يردّون، أو يغيّرون سلوكًا.
• قيّم 16 عبارة، أربع عبارات لكل عائق، من 1 (غير صحيحة) إلى 5 (صحيحة تمامًا) بالنسبة لمعظم الجمهور. العبارات مكتوبة كما يقولها الموظفون، لا كما تقولها الخطط.
• شاهد النتيجة: قوة كل عائق من 0 إلى 100، وبجانب كل رقم سببه، ثم العائق الذي يتصدر، والحلول المناسبة له.

أجب عن الجمهور كما هو، لا كما تتمنى أن يكون. وإذا لم تكن متأكدًا، اسأل اثنين أو ثلاثة من الجمهور قبل أن تقيّم. هذا في حد ذاته جزء من التشخيص.

كيف تُحسب النتيجة

قوة كل عائق هي متوسط إجاباته الأربع على مقياس من 0 إلى 100: متوسط 1 يساوي 0، ومتوسط 5 يساوي 100. وبجانب كل رقم تذكر النتيجة العبارات التي أعطيتها 4 أو 5، حتى ترى لماذا ارتفع الرقم، وتناقشه.

قد تكون إجابة واحدة أهم من باقي الإجابات. إذا كان الجمهور من موظفي المواقع والورديات والقناة الأساسية هي البريد الإلكتروني أو الإنترانت، يصبح «لا أستطيع» 70 على الأقل: قناة المكتب لا تستطيع أن تحمل مهمة لأشخاص لا يجلسون إلى مكتب أثناء ورديتهم. وتذكر النتيجة متى طُبّقت هذه القاعدة.

هذه الحدود حدود تصميم، وليست مقارنة بشركات أخرى. أقل من 35 يكون العائق ضعيفًا، ومن 35 يكون موجودًا، ومن 60 يكون قويًا. ويتصدر العائق عندما يسبق العائق التالي بـ 10 نقاط على الأقل. وعندما يكون الفرق بين أول عائقين أقل من ذلك، تكون النتيجة عائقين معًا، وكلاهما يحتاج إلى عمل.

عندما لا يكون الجمهور هو المشكلة

إذا كانت العوائق الأربعة كلها أقل من 35، يقول لك الفحص ذلك بوضوح: جمهورك ليس المشكلة، راجع الطلب نفسه، هل هو واضح ويستحق التنفيذ؟ هذه نتيجة حقيقية، وليست نتيجة فاشلة. الطلب الغامض، أو الذي يتغير كل أسبوع، أو الذي لا يستطيع أحد أن يشرح سببه، لن تنقذه قناة أفضل.

ماذا تحصل عليه

• قوة كل عائق، مع سبب كل رقم.
• العائق الذي يتصدر، وشرح بلغة بسيطة: لماذا هو صعب.
• من ثلاثة إلى خمسة حلول لكل عائق قوته 35 أو أكثر، من النموذج نفسه: كسر المألوف في التوقيت، والتكرار، والقنوات، والمرسِل، والأسلوب، ثم أقنِع ولا تأمر، وسهّل التنفيذ، وحوّل كل عائق إلى عكسه.
• خطة للإرسال القادم: قبل الإرسال، وأثناءه، وبعده.
• كيف تقيس في المرة القادمة: الوصول، والفهم، والتنفيذ.
• شهادة من GoldinKollar باسمك، في أول صفحة من ملف PDF، وكصورة يمكنك مشاركتها. الصورة تُظهر العائق فقط، ولا تُظهر الرسالة ولا الأرقام أبدًا.

قِس الإرسال القادم، لا الإرسال السابق

التقييم الذاتي يقول لك أين تبحث، لكنه لا يقول لك ماذا فعل الموظفون. بعد الإرسال القادم، قِس ثلاثة أشياء: إلى من وصلت الرسالة، ومن فهمها، ومن نفّذ. ثم أعد هذا الفحص مع الجمهور نفسه. يشرح دليل كيف تقيس التواصل الداخلي طريقة ذلك، ويساعدك مقال أي قنوات التواصل الداخلي تصل فعلًا إلى موظفيك في عائق «لا أعرف» بالذات. ولتنظر إلى ممارساتك في التواصل الداخلي كلها، استخدم التقييم الذاتي للتواصل الداخلي، فهو يغطي الوصول والفهم والترسيخ والملاءمة وكثافة القنوات. ولتعرف كيف نعمل على ذلك مع المؤسسات، اقرأ صفحة التواصل الداخلي.

الأسئلة الشائعة

لماذا يتجاهل الموظفون الرسائل الداخلية؟

لسبب من أربعة: لم يعرفوا بها، أو لم تعجبهم الطريقة التي وصلت بها، أو لم يريدوا التنفيذ، أو لم يستطيعوا. ولكل سبب حل مختلف، ولهذا نادرًا ما ينجح إرسال الرسالة نفسها مرة أخرى.

هل هذا الفحص تدقيق؟

لا. هو تقييم ذاتي مبني على إجاباتك، في اليوم الذي أجبت فيه. يوضح لك أين تبحث. أما ما حدث فعلًا فلا تعرفه إلا من الموظفين أنفسهم: إلى من وصلت الرسالة، ومن فهمها، ومن نفّذ.

من يملأ هذا الفحص؟

الشخص المسؤول عن الرسالة أو الحملة، ومن الأفضل أن يسأل اثنين أو ثلاثة من الجمهور قبل أن يبدأ. أجب عن معظم الجمهور، لا عن أكثرهم حماسًا ولا عن أصعبهم وصولًا.

ماذا لو تقارب عائقان؟

هذا يعني أن الاثنين يقفان في الطريق، وأن علاج واحد منهما لن يكفي. يذكر الفحص العائقين معًا عندما يكون الفرق بينهما أقل من 10 نقاط، وتغطي خطة الإرسال القادم الاثنين.

لماذا يصبح «لا أستطيع» 70 على الأقل لموظفي المواقع مع البريد الإلكتروني؟

لأن القناة التي لا يجلس الناس أمامها أثناء ورديتهم لا تستطيع أن تحمل المهمة، مهما كانت باقي الإجابات. هذه قاعدة تصميم، والتقرير يذكر متى طُبّقت. وإذا كان موظفوك في المواقع يقرؤون بريد العمل أثناء الوردية، قيّم العبارات كما تراها، واعتبر القاعدة سؤالًا تتحقق منه.

هل تُظهر صورة المشاركة رسالتي أو أرقامي؟

لا. الصورة تُظهر اسمك، وصورتك الشخصية إن أضفتها، والعائق الذي يتصدر. أما الرسالة والأرقام والخطة فتبقى في ملف PDF.